ΑΡΧΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ – Α Π Ο Φ Α Σ Η ΑΡ. 165/2014 – ΠΕΡΙΛΗΨΗ :
Παρακολούθηση και εποπτεία εργαζομένων στον χώρο εργασίας – Παράνομη η χρήση συστήματος γεωεντοπισμού (GPS) σε εταιρικά οχήματα εργαζομένων (υπαλλήλων-ιατρικών επισκεπτών) – Αντίθεση στο νόμο 2472/1997 (προστασία προσωπικών δεδομένων) – Παραβίαση αρχής της αναλογικότητας – Μη προσφορότητα και μη αναγκαιότητα του συστήματος γεωεντοπισμού για την επίτευξη των σκοπών που επιδιώκονται από την εταιρεία – Δυνατότητα επίτευξης των σκοπών αυτών με ηπιότερα και εξίσου αποτελεσματικά μέσα.
ΑΚΟΛΟΥΘΕΙ ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΑΠΟ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ :
Η Αρχή έλαβε υπόψη της τα παρακάτω:
Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (εφεξής «Αρχή») έλαβε τη με αρ. πρωτ. Γ/ΕΙΣ/43/7-1-2014 καταγγελία για παράνομη λειτουργία σύστημα γεωγραφικού εντοπισμού με χρήση της τεχνολογίας GPS στα οχήματα της εταιρείας … (υπεύθυνος επεξεργασίας, εφεξής «…»). Στην καταγγελία αναφέρεται ότι μέσω συστήματος γεωγραφικού εντοπισμού παρακολουθείται η γεωγραφική θέση των οχημάτων, τα οποία χρησιμοποιούν οι ιατρικοί επισκέπτες. Η παρακολούθηση της γεωγραφικής θέσης είναι διαρκής, ακόμη και εκτός ωρών εργασίας, καθώς το ωράριο εργασίας των ιατρικών επισκεπτών δεν είναι συνεχές, και χρησιμοποιούν το εταιρικό όχημα και για προσωπικές μετακινήσεις. Επίσης αναφέρεται ότι η αποδοτικότητα των ιατρικών επισκεπτών μπορεί να ελεγχθεί με ηπιότερα μέσα, όπως ο αριθμός των πωλήσεών τους.
…
ΣΚΕΦΘΗΚΕ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΝΟΜΟ
1. Σύμφωνα με το άρθρο 2 στοιχ. α΄ του ν. 2472/1997, η πληροφορία σχετικά με τη γεωγραφική θέση, στην οποία βρίσκεται ένα άτομο σε μία ή περισσότερες χρονικές στιγμές, αποτελεί προσωπικό δεδομένο, εφόσον το εν λόγω άτομο μπορεί να αναγνωριστεί με άμεσο ή έμμεσο τρόπο από τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή από τρίτο με εύλογα μέσα. Ειδικότερα, η ανωτέρω πληροφορία μπορεί να οδηγήσει στον εντοπισμό ή/και στην παρακολούθησή του ατόμου σε πραγματικό ή μη χρόνο, ενώ μέσω της σύνδεσης της γεωγραφικής θέσης ενός ατόμου με συγκεκριμένες ενέργειες ή δραστηριότητές του, είναι δυνατό να αποκαλύπτονται προσωπικά δεδομένα σχετικά με τις συνήθειες ή τις προτιμήσεις του, επιτρέποντας τον χαρακτηρισμό του και τη δημιουργία προφίλ συμπεριφοράς. Ο προσδιορισμός της γεωγραφικής θέσης μπορεί να γίνει μέσω ηλεκτρονικών συστημάτων γεωγραφικού εντοπισμού που στηρίζονται σε πολλαπλές διαθέσιμες τεχνολογίες, την πιο συνήθη εκ των οποίων αποτελεί το Παγκόσμιο Δίκτυο Εντοπισμού Θέσης (GPS) 1.
2. Σύμφωνα με το άρθρο 2 στοιχ. δ΄ του ν. 2472/1997, κατά τη λειτουργία ενός συστήματος γεωγραφικού εντοπισμού λαμβάνει χώρα επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Τα δεδομένα αυτά περιλαμβάνουν δεδομένα γεωγραφικής θέσης, καθώς και άλλα σχετικά με τη θέση δεδομένα ατόμων ή/και αντικειμένων που σχετίζονται άμεσα με άτομα, των οποίων η ταυτότητα μπορεί να προσδιοριστεί άμεσα ή έμμεσα από τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή τρίτο.
3. Σύμφωνα με το άρθρο 4 ν. 2472/1997, η νομιμότητα της επεξεργασίας δεδομένων μέσω συστημάτων γεωγραφικού εντοπισμού εξετάζεται στο πλαίσιο του σκοπού που επιδιώκει ο υπεύθυνος επεξεργασίας και με βάση την αρχή της αναλογικότητας. Ως εκ τούτου, η εν λόγω επεξεργασία πρέπει να είναι πρόσφορη και αναγκαία σε σχέση με τον επιδιωκόμενο σκοπό, ο οποίος δεν μπορεί να επιτυγχάνεται με ηπιότερα και εξίσου αποτελεσματικά μέσα. Όταν η λειτουργία συστημάτων γεωγραφικού εντοπισμού αφορά στο πεδίο των εργασιακών σχέσεων, το βασικό ζήτημα που εγείρεται, κατά την εφαρμογή της αρχής της αναλογικότητας, είναι ο βαθμός θεμιτής παρακολούθησης και εποπτείας, στον οποίο επιτρέπεται να υποβάλεται ο εργαζόμενος κατά τη διάρκεια της εργασίας του (μέσω της παρακολούθησης της γεωγραφικής του θέσης).
4. Η Αρχή έχει εκδώσει την Οδηγία 115/2001 αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων, στην οποία έχει καθορίσει τις γενικές γραμμές νόμιμης επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων. Ειδικότερα, σύμφωνα με την ενότητα Ε (προστασία των εργαζομένων από τη χρήση συστημάτων ελέγχου και παρακολούθησης) παρ. 1 της ανωτέρω Οδηγίας, «η συλλογή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα με τη χρήση μεθόδων ελέγχου και παρακολούθησης των εργαζομένων πρέπει να περιορίζεται στα δεδομένα που συνδέονται άμεσα με τη σχέση απασχόλησης και να μην επεκτείνεται κατά το δυνατόν στην προσωπική συμπεριφορά, στα προσωπικά χαρακτηριστικά ή στις προσωπικές εσωτερικές και εξωτερικές επαφές των εργαζομένων. Πρέπει επίσης να προβλέπεται η ύπαρξη χώρων που δεν ελέγχονται ούτε παρακολουθούνται, καθώς και η διάθεση προσιτών στους εργαζόμενους τηλεπικοινωνιακών μέσων για τις προσωπικές επικοινωνίες τους». Τα παραπάνω εφαρμόζονται και στην περίπτωση των συστημάτων γεωγραφικού εντοπισμού. Το δίκτυο GPS είναι ένα παγκόσμιο σύστημα προσδιορισμού γεωγραφικής θέσης που βασίζεται στη λειτουργία δορυφόρων, οι οποίοι περιστρέφονται γύρω από τη γη και εκπέμπουν ένα συγκεκριμένο ραδιοσήμα σε κάθε σημείο της τροχιάς τους. Ένας δέκτης GPS, μπορεί να λαμβάνει τα παραπάνω ραδιοσήματα και να υπολογίζει βάσει αυτών κατά προσέγγιση τη γεωγραφική του θέση. Τέτοιοι δέκτες μπορεί να είναι ενσωματωμένοι σε οχήματα ή/και ψηφιακές συσκευές. Σύμφωνα δε με τις παραγράφους 6-8 της Οδηγίας, τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω ενός τέτοιου συστήματος δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν ως αποκλειστικά κριτήρια για την αξιολόγηση της συμπεριφοράς και της αποδοτικότητας των εργαζομένων.
…
Στην υπό κρίση περίπτωση, η λειτουργία των συστημάτων GPS, για τους σκοπούς τους οποίους επικαλείται η εταιρεία, θα πρέπει να ελεγχθεί ως προς τη νομιμότητα του σκοπού, την προσφορότητα και την αναγκαιότητα του μέσου, καθώς και την αναλογικότητα του μέσου σε σχέση με την παραβίαση θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών των εργαζομένων.
Ο εξορθολογισμός των δαπανών και ο ορθός σχεδιασμός των διαδρομών με χρήση συστήματος GPS αποτελεί καταρχήν ένα θεμιτό σκοπό για τον υπεύθυνο επεξεργασίας, πρέπει να ελεγχθεί όμως ως προς την προσφορότητα, αναγκαιότητα, και την αναλογικότητα του χρησιμοποιούμενου μέσου. Σχετικά, εξορθολογισμός των δαπανών θα μπορούσε να επιτευχθεί με ηπιότερα μέσα, όπως π.χ. έγκριση μόνο συγκεκριμένου ποσού για καύσιμα ή πιλοτική μελέτη για ορισμένο χρόνο των καταναλώσεων καυσίμων για συγκεκριμένα δρομολόγια με σκοπό των υπολογισμό του μέγιστου κόστους καυσίμων. Εξάλλου, η εταιρεία δεν υπέβαλε στην Αρχή μελέτη από την οποία να προκύπτει η μείωση της κατανάλωσης καυσίμων λόγω της εγκατάστασης συστήματος γεωεντοπισμού. Η περιβαλλοντική πολιτική και η μείωση του ανθρακικού αποτυπώματος θα μπορούσε να επιτευχθεί μέσω της χάραξης βελτιστοποιημένης διαδρομής και της μείωσης εξόδων καυσίμων, προκειμένου οι εργαζόμενοι να αναζητούν από μόνοι τους την βέλτιστη δυνατή διαδρομή. Δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι δεν ακολουθούν προκαθορισμένη διαδρομή, ο συνεχής έλεγχος της γεωγραφικής τους θέσης συνιστά υπέρμετρη παραβίαση της ιδιωτικότητάς τους εν ώρα εργασίας.
Για την ικανοποίηση του σκοπού της ασφάλειας και της προστασίας της υγείας και σωματικής ακεραιότητας των εργαζομένων που οδηγούν τα οχήματα, η πρόσβαση στα δεδομένα γεωγραφικού εντοπισμού, που έχουν ως σκοπό την υποστήριξη του ίδιου του εργαζόμενου (π.χ. μέσω συστήματος πλοήγησης σε οδικές αρτηρίες ή μέσω παροχής δυνατότητας σήμανσης έκτακτων συμβάντων) μπορεί να περιορίζεται στον οδηγό, και να παρέχεται σε αυτόν η δυνατότητα ενεργοποίησης και απενεργοποίησης του συστήματος όποτε αυτός το επιθυμεί. Η πρόσβαση του εργοδότη στα δεδομένα γεωγραφικού εντοπισμού του εργαζομένου πρέπει να επιτρέπεται μόνο κατόπιν αιτήματος του ίδιου του εργαζομένου (π.χ. στην περίπτωση έκτακτου συμβάντος), δηλαδή μέσω της ενεργοποίησης σήματος πανικού.
Η συνεχής πρόσβαση του εργοδότη σε δεδομένα θέσης του οχήματος με σκοπό την προστασία από κλοπή δεν κρίνεται εν προκειμένω αναγκαία, επειδή σε περίπτωση περιστατικού κλοπής, η εταιρεία μέσω της οποίας ο υπεύθυνος επεξεργασίας μισθώνει τα οχήματα μπορεί να έχει πρόσβαση στη γεωγραφική θέση του οχήματος, με ενεργοποίησή της σχετικής υπηρεσίας εφόσον έχει διαπιστωθεί συγκεκριμένο περιστατικό κλοπής (δηλαδή διατηρώντας το σύστημα σε κατάσταση «λήθης» και ενεργοποιώντας το από απόσταση, όταν συμβεί το περιστατικό).
Ο σκοπός της ασφάλειας των φαρμάκων, σκευασμάτων και εν γένει προϊόντων που μεταφέρονται μέσω της χρήσης συστήματος GPS στα οχήματα, δεν επιτυγχάνεται με τρόπο πρόσφορο και αναλογικό δεδομένου ότι το σύστημα έχει εγκατασταθεί στα οχήματα και δεν παρακολουθεί τα διανεμόμενα φάρμακα. Οι συνθήκες μεταφοράς των φαρμάκων που μπορεί να βλάψουν την ποιότητα ή την ακεραιότητά τους (θερμοκρασία, κτλ) επίσης, δεν ελέγχονται μέσω του συστήματος GPS στα οχήματα. Το μέσο δε αυτό δεν φαίνεται να είναι πρόσφορο για το συγκεκριμένο το σκοπό.
Ειδικότερα, τα καθήκοντα των ιατρικών επισκεπτών συνίστανται σε ενημέρωση των επαγγελματιών υγείας για τα προϊόντα του υπευθύνου επεξεργασίας και λήψη παραγγελιών. Οι εργαζόμενοι έχουν καθημερινώς συγκεκριμένο πρόγραμμα επισκέψεων. Η διαδρομή η οποία ακολουθείται δεν είναι προκαθορισμένη, δεν υπάρχει δε λόγος να είναι, αφού το ζητούμενο είναι η διεκπεραίωση του προγράμματος επισκέψεων μέσα στην ημέρα. Για τη φύση των υπηρεσιών που παρέχουν οι ιατρικοί επισκέπτες δεν είναι κρίσιμη η γνώση εκ μέρους του εργοδότη της συνεχούς θέσης του οχήματος που οδηγούν. Επίσης, η χρήση του συστήματος GPS φαίνεται σε πολλές περιπτώσεις να μην είναι και πρόσφορο μέσο, αφού από τη θέση στην οποία έχει σταθμεύσει το όχημά του ο ιατρικός επισκέπτης δεν προκύπτει η ζητούμενη πληροφορία σχετικά με την πραγματοποίηση ή μη της συγκεκριμένης επίσκεψης. Θα πρέπει συνεπώς ο υπεύθυνος επεξεργασίας να προσφύγει σε άλλα μέσα, περισσότερο αποτελεσματικά, αλλά λιγότερο επαχθή που δεν παραβιάζουν την ιδιωτικότητα του εργαζομένου (π.χ. έλεγχος παραδοτέων, αριθμός παραγγελιών, υπολογισμός μέσου χρόνου εκτέλεσης συγκεκριμένων διαδρομών και επισκέψεων). Θα ήταν δυνατόν να γίνει δεκτή και χρήση εφαρμογής στην οποία ο ίδιος ο εργαζόμενος καταχωρίζει τα απαραίτητα στοιχεία για την επίσκεψη που πραγματοποίησε, σε συνδυασμό με την γεωγραφική του θέση η οποία καταχωρείται αυτόματα μέσω συστήματος GPS
Ο σκοπός της εξυπηρέτησης επείγουσας παραγγελίας ή επείγοντος ραντεβού είναι καταρχήν θεμιτός, τo σύστημα όμως GPS εξετάζεται ως προς την αναγκαιότητά του εν γένει, δεδομένου ότι οι έκτακτες αυτές περιπτώσεις είναι μεμονωμένες, ο δε αριθμός των οχημάτων του στόλου είναι μικρός,. Θα μπορούσε ο υπεύθυνος επεξεργασίας μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας ή χρήσης εφαρμογής που δεν περιέχει GPS να ενημερώσει τον εργαζόμενο σχετικά με την ανάγκη εξυπηρέτησης επείγουσας παραγγελίας ή επείγοντος ραντεβού, χωρίς να έχει συνεχώς πρόσβαση στα δεδομένα θέσης των οχημάτων.
Τέλος, η οικειοθελής παροχή εκ μέρους του εργοδότη του οχήματος δεν μπορεί να αποτελέσει νόμιμο λόγο υποχρεωτικής εγκατάστασης συστήματος γεωεντοπισμού, καθώς αυτή συνιστά μέρος του συνόλου των παροχών του εργοδότη προς τον εργαζόμενο, οι οποίες αποτελούν μέρος των απολαβών του. Το αυτό ισχύει και στην περίπτωση παροχής συγκατάθεσης εκ μέρους του εργαζομένου, η οποία, όταν υπάρχει σχέση εργαζομένου προς εργοδότη δεν μπορεί να εκληφθεί ως έγκυρη συναίνεση, κατά τα αναφερόμενα ανωτέρω στη σκέψη.
Συνεπώς η συνεχής λειτουργία συστήματος GPS στα παραχωρούμενα από την εταιρεία αυτοκίνητα στους ιατρικούς επισκέπτες δεν δικαιολογείται από την άποψη της αναγκαιότητας και αναλογικότητας του μέσου και επομένως δεν κρίνεται, κατά πλειοψηφία, νόμιμη.
…
ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ ΑΥΤΟΥΣ
Η Αρχή επιβάλει στην «…» αυστηρή προειδοποίηση για παράνομη επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των ιατρικών επισκεπτών, κατά παράβαση του άρθρου 4 παρ. 1 στοιχ. α και β του ν. 2472/2997 και για την μη υποβολή γνωστοποίησης τήρησης αρχείου, κατά παράβαση του άρθρου 6 του ν. 2472/2997.
Η Αρχή διατάσσει τη διακοπή της επεξεργασίας δεδομένων του υπάρχοντος συστήματος γεωεντοπισμού των ιατρικών επισκεπτών καθώς και την καταστροφή του τηρούμενου αρχείου με δεδομένα γεωεντοπισμού.
Ο Πρόεδρος
Πέτρος Χριστόφορος
Η γραμματέας
Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου